Tentang Mengukur dan Meningkatkan Produktivitas - Kredit Foto: qimono AT PixaBay

Bagaimana Anda Mengukur Produktivitas Anda?

Menurut Anda apa yang membedakan orang paling produktif yang Anda kenal dari orang lain?

Berikut adalah dua petunjuk dari dua orang paling produktif yang saya tahu:

"Saya pikir itu satu-satunya saran terbaik: terus-menerus berpikir tentang bagaimana Anda bisa melakukan hal-hal yang lebih baik dan mempertanyakan diri sendiri." - Elon Musk

Dan inilah yang kedua dari Chris Brailey, penulis dari Productivity Project:

Apa yang membedakan orang-orang paling produktif dari orang lain adalah bahwa mereka membuat koreksi kursus setiap minggu untuk secara bertahap menjadi lebih baik dalam semua yang mereka lakukan. - (penekanan oleh saya.)

Jadi, jawabannya tampaknya sederhana: terus-menerus buat perubahan dalam rutinitas kerja Anda dan lihat bagaimana mereka memengaruhi produktivitas Anda.

Tetapi ada sesuatu yang penting yang hilang di sini.

Bagaimana Anda mengukur produktivitas Anda? Jika Anda membuat beberapa perubahan dalam rutinitas Anda - katakanlah bangun lebih awal - bagaimana Anda tahu secara objektif apakah itu telah meningkatkan atau menurunkan produktivitas Anda?

Sebagai guru manajemen, Peter Druker mengatakan:

Jika Anda Tidak Dapat Mengukurnya, Anda Tidak Dapat Meningkatkannya.

Jadi, mari kita lihat alat apa yang bisa kita gunakan untuk pengukuran.

Dua Cara Mengukur Produktivitas

Dalam upaya saya untuk meningkatkan produktivitas, saya telah menemukan dua cara berguna yang membantu saya mengukur produktivitas saya dengan cara yang nyata:

  1. Melacak Tonggak Sejarah: Misalnya, jumlah artikel yang akan ditulis dalam sebulan.
  2. Melacak waktu yang dihabiskan untuk bekerja menuju tonggak sejarah: misalnya, Anda dapat melacak jumlah jam yang Anda habiskan untuk menulis artikel tersebut.

Tapi, mana yang merupakan cara yang lebih baik untuk mengukur produktivitas? Pertanyaan ini mengganggu saya untuk waktu yang lama sampai saya menemukan:

Itu tergantung pada sifat tujuan atau tugas Anda ...

1. Kapan Mengukur Produktivitas dengan Melacak Tonggak Sejarah?

Untuk mengetahui apakah melacak tonggak adalah tolok ukur yang baik atau tidak, tanyakan pada diri Anda pertanyaan sederhana ini:

Apakah tugas yang akan saya selesaikan, dapat diprediksi?

Jika Anda memiliki banyak pengalaman dengan tugas tersebut, dan tugas tersebut memiliki beberapa yang tidak diketahui (seperti menulis artikel, atau mengumpulkan data penjualan, dll.), Maka Anda akan lebih memahami seberapa produktifnya Anda, jika Anda melacak tonggak sejarah.

Anda tahu, misalnya, menulis artikel adalah sesuatu yang dapat Anda selesaikan dalam periode waktu yang terbatas. Oleh karena itu, Anda dapat menggunakan jumlah artikel yang Anda selesaikan sebagai tolok ukur untuk mengukur produktivitas.

Sekarang setelah Anda tahu cara mengukur produktivitas, Anda dapat mulai bereksperimen dengan peretasan yang berbeda untuk melihat mana yang berhasil dan apa yang tidak.

Ini sebuah contoh:

Studi Kasus tentang Bagaimana Saya Menggunakan Tonggak Sejarah untuk Mengukur dan Meningkatkan Produktivitas Saya

Ketika saya memulai blog saya, saya akan menulis 3-4 artikel per bulan. Jadi saya memutuskan untuk mengadopsi saran Elon Musk dan mencoba menjadi lebih produktif.

Berikut ini adalah retas sederhana yang saya praktikkan untuk meningkatkan produktivitas saya. Dan berkat tolok ukur saya (jumlah artikel yang ditulis per bulan), saya bisa mengukur dan menilai apakah peretasan bekerja atau tidak:

  1. Awalnya, saya akan tiba di rumah dari kerja pukul 8:30. Kemudian, saya akan makan malam diikuti oleh tidur siang selama 20 menit (dikenakan biaya berjam-jam). Setelah saya bangun, saya akan mulai menulis (dari jam 9:15) sampai jam 12:00 malam. Dengan cara ini, saya akan menghasilkan 3-4 artikel per bulan.
  2. Kemudian saya mulai mengubah banyak hal. Alih-alih tidur siang dan bangun untuk mulai menulis, saya memutuskan untuk tidur (sekitar jam 9:30 malam) dan bukannya bangun jam 5:00 pagi untuk menulis. Suatu langkah luar biasa yang dengan bangga saya pikir. Tapi itu tidak berhasil. Pada bulan saya mengikuti pendekatan ini, saya hanya menulis 2 artikel.
  3. Pendekatan ketiga yang saya coba, menghasilkan lompatan besar dalam produktivitas saya. Saya biasanya menyelesaikan pekerjaan (pekerjaan saya) pada pukul 19:00. Sebagai gantinya, saya memutuskan untuk pergi pada pukul 18:00. Sekali lagi, saya akan tiba di rumah, makan malam diikuti dengan tidur siang dan kemudian mulai menulis. Tapi, satu jam meninggalkan pekerjaan ini lebih awal, membuat perbedaan besar. Pada bulan saya mencoba pendekatan ini, saya menulis 6 artikel.

Inilah sebabnya saya percaya bahwa landasan peningkatan produktivitas adalah sistem yang solid untuk mengukurnya.

Tetapi ada masalah halus dengan menggunakan tonggak untuk mengukur produktivitas.

Katakanlah tujuan Anda adalah untuk membuktikan formula matematika baru atau untuk memahami teori relativitas Einstein.

Bagaimana Anda tahu Anda produktif dalam kasus-kasus seperti itu dan bagaimana Anda mengukurnya secara objektif?

Tugas seperti itu tidak diulangi secara teratur. Jadi, Anda tidak dapat menghitung tonggak untuk melihat apakah Anda lebih produktif.

Ini membawa kita ke pendekatan kedua.

2. Kapan Mengukur Produktivitas dengan Melacak Waktu?

Seperti metode sebelumnya, untuk mengetahui apakah Anda harus melacak waktu Anda atau tidak, Anda harus mengajukan pertanyaan ini:

Apakah tugas yang akan saya selesaikan, dapat diprediksi?

Jika jawabannya tidak, Anda akan memiliki rasa produktivitas yang lebih baik dengan melacak jam menuju penyelesaian tugas Anda.

Ini juga salah satu cara yang dilakukan oleh Cal Newport, penulis buku terlaris dalam buku, sebagai berikut:

Keuntungan melacak jam, [...] adalah banyak dari proyek penting namun tidak mendesak yang saya kejar tidak dapat dipaksakan. Saya dapat berkomitmen, misalnya, untuk menyelesaikan bukti dalam seminggu, tetapi ini tidak berarti saya akan berhasil. Beberapa bukti tidak pernah bersatu; beberapa memakan waktu berbulan-bulan (atau bertahun-tahun); yang lain jatuh dengan cepat. Sulit diprediksi.

Sebagai aturan praktis, jika tugas Anda memiliki sejumlah besar ketidaktahuan dan ketidakpastian, Anda dapat mengukur produktivitas Anda dengan melacak jam kerja keras di sana. Bagi saya, tugas-tugas tersebut adalah menyelesaikan masalah pemrograman, menemukan kerentanan dalam aplikasi, atau melakukan penelitian untuk makalah akademis, dll.

Ini adalah bagaimana Anda dapat menggunakan sistem pengukuran ini:

Studi Kasus tentang Bagaimana Saya Menggunakan Pelacakan Waktu untuk Mengukur dan Meningkatkan Produktivitas Saya

Untuk meningkatkan produktivitas saya dalam karier, paling sering saya melacak durasi waktu fokus saya. Inilah lembar yang saya gunakan untuk tujuan ini:

Melacak Waktu Menuju Tugas Akhir sebagai Ukuran Produktivitas

Sumbu vertikal adalah jam (setiap kotak mewakili 30 menit pekerjaan fokus). Sumbu horizontal adalah hari dalam sebulan.

Tujuan saya setiap hari adalah membuat bilah berwarna menjadi lebih tinggi dan lebih tinggi (yang menurut saya juga memotivasi). Lalu, saya membuat perubahan dalam rutinitas kerja saya untuk melihat apa yang membuat hack bar tumbuh.

Anda melihat angka 1 dan 2 pada sumbu horizontal? Pada dua poin itu, saya telah memperhatikan peningkatan produktivitas saya dan saya telah membuat catatan tentang apa yang telah saya lakukan secara berbeda pada hari-hari itu.

Apa yang saya coba secara berbeda dalam kasus-kasus itu adalah memulai hari-hari saya dengan merencanakan setiap menit dalam sehari. Meskipun saya skeptis, itu terbukti sangat efektif. (Saya telah menulis sebelumnya tentang kekuatan luar biasa menuliskan niat dan pra-komitmen Anda.)

Itu tidak semua ada untuk melacak tonggak atau waktu.

Selain sebagai perangkat pengukuran yang sempurna, keduanya memiliki manfaat lain.

Keuntungan melacak tonggak, misalnya, adalah dorongan yang menyertainya untuk membuat Anda bergegas dan menuntaskan tugas sampai selesai.

Setiap kali tugas saya (dapat diprediksi) mengenai stasis atau menjadi mangsa menunda-nunda, memberikan tenggat waktu hampir memastikan bahwa saya menyelesaikannya.

Tetapi ada kejahatan yang bersembunyi di balik menetapkan tenggat waktu.

Jika tugas Anda terletak di wilayah yang belum dipetakan (seperti menemukan bukti untuk rumus matematika), dan Anda menetapkan tenggat waktu untuk itu, Anda kemungkinan besar akan menunda-nunda untuk melakukannya (otak kita membenci ambiguitas).

Di sinilah pelacakan waktu datang untuk menyelamatkan.

Sekali lagi, dalam kata-kata Cal Newport:

Jam pelacakan memastikan, paling tidak, bahwa proyek-proyek ini mendapatkan bagian yang baik dari waktu saya, bahkan jika saya tidak dapat memprediksi apa yang akan selesai dan kapan.

Saya percaya hampir semua orang dapat mengetahui kategori mana yang menjadi tugas, dan itu memberi tahu Anda bagaimana mengukur dan mengoptimalkan pelaksanaannya.

Kebahagiaan bagi saya berbanding lurus dengan tingkat produktivitas saya. Saya harap artikel ini membantu Anda mengukur dan meningkatkan Anda juga.

Awalnya diterbitkan di livelikepros.com pada 9 Maret 2019.

Kisah ini diterbitkan dalam The Startup, publikasi kewirausahaan terbesar Menengah diikuti oleh +432.678 orang.

Berlangganan untuk menerima berita utama kami di sini.